ОТЧЕТЫ
Краткая информация о работе архивного отдела за 2020год
Работа отдела была организована на основе утвержденного годового плана на 2020год.
Главными направлениями деятельности архива являются: обеспечение сохранности и безопасности архивных фондов, государственный учет документов, поддержание 100 %-ной упорядоченности документов в организациях и передачи документов постоянного хранения в архив, укрепление материально-технической базы архива. В целях обеспечения первичной сохранности документов все переданные документы ликвидированных организаций и организаций – источников комплектования уложены в архивные короба, действует пожарная сигнализация в архивохранилище и рабочем кабинете. Организаций-источников комплектования в 2020году в районе – 44, соответственно проведена паспортизация 44-х организаций.
В соответствии с планом работы и в целях учета и контроля за сохранностью документов подведомственных организаций и учреждений в 2020году в 10 организациях была проведена научно-техническая обработка (НТО) документов постоянного хранения и документов по личному составу. По результатам НТО в организациях течение года на Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) Комитета по делам ЗАГС и архивов Республики Алтай были подготовлены 20 описей документов, из них утверждены и согласованы все 20 описей документов в количестве 597 дел, в том числе:
-14 описей дел постоянного хранения в количестве 287 ед.хр., в том числе 1 опись фотодокументов в количестве – 31 ед.хр., 1 опись документов личного происхождения в количестве - 40 ед.хр.
-6 описей дел по личному составу в количестве - 310 ед.хр.
За год на постоянное хранение в муниципальный архив принято 237 дел, документы государственной части Архивного фонда увеличилась на 40 дел, муниципальная часть - на 197дел. Благодаря кропотливой работе работников архива по систематизации документов в организациях и учреждениях Онгудайского района задолженность по обработке документов и передаче их на государственное хранение отсутствует, хотя в отдельных организациях была выявлен неполный комплект номенклатурных дел, в том числе структурных подразделений. Был проведен поиск документов, руководителями представлены справки с объяснением причин отсутствия документов. Основными причинами отсутствия к моменту НТО части документов является частая сменяемость специалистов, а также тот факт, что при смене руководителей не производится передача документов с составлением соответствующего акта приема-передачи документов.
В течение года оказывалась методическая и практическая помощь муниципальным организациям и учреждениям в подготовке нормативных документов по делопроизводству и организации ведомственных архивов: проведен 1 мини-семинар и 265 индивидуальных консультаций для руководителей и специалистов, ответственных за делопроизводство (по обработке и описанию документов, составлению номенклатур дел, разработке Положений об Экспертной группе, об архиве. Согласовано 8 номенклатур, 8 положений об архиве и Экспертных комиссиях, 4 инструкции по делопроизводству. Регулярно заполнялись и учетные документы, наблюдательные дела организаций, карточки и списки фондов, реестры описей, вносились изменения в исторические справки фондов. Проведена проверка наличия и состояния дел 16 фондов в количестве 3392 дел
В соответствии с Графиком проверок, в целях контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, проведены комплексные и тематические проверки в 8 организациях-источниках комплектования архива: Совета депутатов и администрации Онгудайского сельского поселения, отдела культуры и отдела сельского хозяйства администрации района, МБОУ ДО «Онгудайский Центр детского творчества», Онгудайская районная избирательная комиссия, БУЗ РА «Онгудайская районная больница», КУ РА «Управление социальной поддержки населения Онгудайского района», АУ «Редакция газеты «Ажуда». По итогам всех проверок составлены справки.
Большое внимание уделялось использованию архивных документов: в 2020 году подготовлены 3 фотодокументальные выставки, организована 1 обзорная экскурсия в архив и 1 школьный урок, посвященный молодому избирателю (по фондам архива). Отдел оказана всесторонняя помощь гражданам и муниципальным организациям, студентам и исследователям в подготовке материалов при написании историй учреждений, населенных пунктов, а также проведения мероприятий различного уровня. Подготовлен Хронограф Онгудайского района на 2021год.
Продолжается формирование программного комплекса «Архивный фонд». В 2020 году в электронную базу «Архивный фонд»-5 версия на уровне «Фонд» введены сведения о 96 фондах, заполнено и отсканировано 95 исторических справок к архивным фондам (более 200листов) и 546 описей дел в количестве 1640листов. Заполнение электронной базы в соответствии с планом работы будет продолжаться до 2023года.
За год было исполнено 480 запросов граждан. По запросам социально-правового характера выдано 442 справки: о подтверждении стажа работы при утере трудовых книг по книгам заработной платы, о заработной плате за 5, 10, 15 лет для назначения, перерасчета, выплаты трудовых пенсий, об отработанных трудоднях колхозников, об уточнении не совпадающих записей ФИО в паспорте и трудовых книгах для судебных органов, о недооформленных приказах, не проставленных датах в трудовых книгах, о подтверждении учебы и получении свидетельства и т.д. Получили отрицательный ответ 3 человека по причине отсутствия в архивном фонде документов запрошенных организаций (т.е. не поступали на хранение), либо при отсутствии сведений.
Выдано 38 справок и 526 копий документов тематического характера гражданам, руководителям и членам крестьянских хозяйств и организаций, государственным органам и органам местного самоуправления в основном касающихся права собственности на землю, спорных вопросов в отношении имущественного и земельного пая, жилищного фонда и т.д. Архив продолжает активно сотрудничать с Пенсионным фондом посредством защищенного ПК «WipNetKlient», благодаря которому повысился электронный документооборот, что заметно ускорило исполнение справок.
Все плановые показатели за прошедший 2020год архивом выполнены, а по некоторым показателям перевыполнены. На 1 января 2021года в муниципальном архиве числится 96 архивных фондов, на хранении находятся 14524 документа, в том числе 10258 документов постоянного и 3660 документов по личному составу. Объем государственной части документов составляет – 10923 ед.хр., объем муниципальной части– 3601 дело.
Являясь гарантом социально-правовых интересов граждан, архив за прошлый год в полной мере обеспечил запросы органов государственной власти и местного самоуправления, юридических и физических лиц в архивных сведениях.
Начальник архивного отдела Н.С. Бабанова